Tip & Trik Google Drive

Anda biasa menggunakan Google Drive? Layanan penyimpanan daring (online) ini kaya dengan berbagai fitur yang membuatnya bersaing dengan layanan serupa. Pastikan Anda bekerja dengan lebih efektif menggunakan layanan ini dengan berbagai kiat berikut.
Integrasi
Google Drive terintegrasi dengan layanan daring lain dari Google, tidak hanya Gmail tetapi juga layanan seperti Google Calendar.
Anda mungkin sudah tahu trik untuk melampirkan berkas berukuran besar di Gmail, dengan menyimpannya terlebih dahulu ke Google Drive. Ini juga berlaku sebaliknya: berkas lampiran dari orang lain (yang mungkin tidak menggunakan Gmail atau Google Drive) bisa diunduh ke layanan penyimpanan daring tersebut. Dengan demikian Anda tidak perlu mengunduhnya ke peranti lokal.
Trik ini bisa berguna bila Anda ingin mengaksesnya lebih lanjut di peranti lain selain yang Anda gunakan sekarang.
Saat Anda menggunakan Google Calendar, aplikasi agenda daring ini juga bisa melampirkan berkas dari dalam Google Drive. Ini bisa membantu bila Anda mengagendakan rapat di Google Calendar, dan perlu melampirkan berkas-berkas tertentu untuk para undangan rapat.
Tanpa koneksi
Meskipun layanan Google Drive dimaksudkan sebagai layanan daring, Google menyediakan fitur akses (offline).
Fitur luring ini berbeda-beda, tergantung bagaimana cara Anda mengakses layanan Google Drive.
Bila Anda mengaksesnya terutama dari web (dengan Google Chrome), Anda perlu memasang ekstensi Google Docs Offline.
Ekstensi ini bisa didapatkan dari Chrome Web Store. Setelah memasang ekstensi tersebut Anda bisa menetapkan berkas yang Anda inginkan agar dapat diakses secara luring.
Aplikasi Google Drive di ponsel bisa langsung mengatur agar berkas yang diinginkan tersedia luring tanpa perlu memasang ekstensi tambahan.
Bagaimana bila Anda menggunakan PC/Mac? Kita bisa menggunakan aplikasi Backup and Sync. Ketika menggunakan aplikasi ini pada dasarnya setiap folder yang ada dalam folder Google Drive tersedia secara luring. Namun, Anda juga bisa memilih untuk hanya mengunggah berkas tertentu saja ke Google Drive.
Versi lama
Google Drive mendukung pengendalian versi (version control) untuk semua berkas yang Anda unggah di sana. Dengan fitur ini Anda bisa mengakses versi terdahulu dari berkas yang tersimpan di sana. Namun fitur ini terbatas pada versi-versi paling mutakhir saja, semua perubahan dalam 30 hari atau 100 versi terakhir (mana yang paling dulu).
Ada dua cara untuk mengakses versi terdahulu ini. Pertama, adalah dari Google Drive itu sendiri. Anda bisa mengklik kanan berkas yang diinginkan dan melihat informasi tentang berkas tersebut. Pilih “manage version” dan Anda akan melihat versi apa saja yang masih disimpan Google Drive.
Bila berkas tersebut disimpan sebagai berkas Google Docs/Spreadsheet, Anda bisa pula melihat perubahan versinya di sana.
Dari menu File, buka Version History. Anda bisa meninjau berbagai versi berkas yang disimpan oleh Google di sana. (JIBI/Bisnis Indonesia/k8)